Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên 7 Cách đột phá Hiện đại

Chào mừng bạn đến với chuyên mục chuyên sâu về quản trị nhân sự, nơi chúng ta cùng khám phá những giải pháp tiên tiến giúp tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Là một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này, tôi hiểu rõ những thách thức mà các phòng ban Nhân sự, C&B, Kế toán và cả toàn thể nhân viên đang phải đối mặt trong thời đại số hóa.

Đặc biệt trong ngành Thương mại & Bán lẻ, nơi sự linh hoạt, tốc độ và khả năng thích ứng là chìa khóa thành công, việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả càng trở nên cấp thiết.

Hôm nay, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào một giải pháp đột phá không chỉ giúp giảm tải gánh nặng hành chính mà còn nâng cao trải nghiệm cho người lao động: Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên.

7 Bước Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên: Hiện đại & Bảo mật

Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên không chỉ là một xu hướng mà là một bước tiến tất yếu trong hành trình chuyển đổi số của mọi doanh nghiệp. Việc này mang lại lợi ích kép: giảm tải công việc cho bộ phận hành chính và nâng cao trải nghiệm minh bạch, tiện lợi cho người lao động.

Bài viết này sẽ phân tích sâu những nỗi đau trong quản lý lương thủ công, những lợi ích vượt trội của việc chuyển đổi số, và cách giải pháp phần mềm GoHR sẽ là đối tác đắc lực của bạn.

1. Nỗi Đau Quản Lý Lương Thủ Công: Tại Sao Cần Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên?

Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là ngành Thương mại & Bán lẻ với số lượng nhân sự lớn, thường xuyên biến động theo mùa vụ hoặc theo ca làm việc, việc quản lý và chi trả lương thủ công là một cơn ác mộng. Hãy cùng điểm qua những “nỗi đau” chung mà các chuyên viên C&B, kế toán và Trưởng phòng Nhân sự đang gánh chịu:

1.1. Tốn Kém Thời Gian & Công Sức Khổng Lồ

• In ấn, phân loại và phân phát: Tưởng tượng một doanh nghiệp có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên ở nhiều chi nhánh bán lẻ. Mỗi tháng, bộ phận C&B phải dành hàng chục, hàng trăm giờ để in từng phiếu lương, cho vào phong bì, phân loại theo phòng ban, chi nhánh và sau đó là công đoạn phân phát.

  Đây là một quy trình lặp đi lặp lại, cực kỳ tốn thời gian và công sức, làm trì hoãn các công việc chiến lược khác của phòng Nhân sự.

• Xử lý sai sót thủ công: Khi sử dụng các “mẫu phiếu lương excel” truyền thống, lỗi nhập liệu hoặc lỗi công thức là điều khó tránh khỏi. Mỗi khi có sai sót, đội ngũ C&B lại phải mất thêm thời gian để đối chiếu, điều chỉnh và in lại, gây áp lực lớn trong kỳ lương.

1.2. Rủi Ro Bảo Mật Thông Tin Lương Cực Cao

• Phiếu lương giấy dễ thất lạc: Phiếu lương là một tài liệu chứa thông tin cá nhân và tài chính nhạy cảm. Việc lưu trữ và phân phát bằng giấy tiềm ẩn nguy cơ thất lạc, rơi vào tay người không liên quan, dẫn đến rò rỉ “bảo mật thông tin lương” của nhân viên.

• Khó khăn trong truy xuất: Nhân viên muốn xem lại phiếu lương của các tháng trước để phục vụ cho mục đích vay vốn, kê khai thuế hoặc đối chiếu, nhưng phiếu lương giấy thì đã thất lạc hoặc được lưu trữ không khoa học.

  Điều này gây khó chịu cho nhân viên và tốn thời gian cho bộ phận C&B khi phải tìm lại bản sao.

1.3. Chi Phí Vận Hành Đội Lên Đáng Kể

• Chi phí in ấn, giấy tờ: Mặc dù từng tờ phiếu lương có vẻ không đáng kể, nhưng với số lượng lớn nhân sự, chi phí giấy, mực in, phong bì, tem thư tích lũy hàng tháng sẽ trở thành một khoản chi phí không nhỏ.

• Chi phí nhân công: Thời gian và công sức mà bộ phận C&B bỏ ra cho công việc hành chính này cũng chính là một khoản chi phí nhân công đáng kể mà doanh nghiệp phải gánh chịu.

1.4. Trải Nghiệm Nhân Viên Hạn Chế & Tác Động Môi Trường

• Thiếu tiện lợi: Nhân viên phải chờ đợi để nhận phiếu lương, đôi khi không đúng lịch hẹn hoặc phải đến văn phòng. Trong ngành Bán lẻ, nhiều nhân viên không có mặt tại văn phòng thường xuyên, việc nhận phiếu lương giấy càng thêm bất tiện.

• Tác động tiêu cực đến môi trường: Lượng giấy khổng lồ tiêu thụ mỗi tháng để in phiếu lương đóng góp vào việc chặt phá rừng và tạo ra rác thải, đi ngược lại xu hướng phát triển bền vững của doanh nghiệp hiện đại.

Tất cả những “nỗi đau” này đều dẫn đến một nhu cầu cấp thiết: tìm kiếm một giải pháp hiện đại, hiệu quả và an toàn hơn để thực hiện việc chi trả và cung cấp thông tin lương. Và đó chính là lúc Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên trở thành chìa khóa.

2. Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên: Lợi Ích Vượt Trội Cho Doanh Nghiệp & Người Lao Động

Chuyển đổi sang hệ thống điện tử để Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên không chỉ giải quyết các vấn đề trên mà còn mở ra nhiều cơ hội để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

2.1. Tối Ưu Hóa Hiệu Quả & Tiết Kiệm Chi Phí

• Giải phóng thời gian: Hệ thống tự động hóa hoàn toàn quy trình tạo, gửi và lưu trữ phiếu lương. Điều này giúp bộ phận C&B và kế toán giảm thiểu đáng kể thời gian dành cho các công việc hành chính, từ đó có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn như phân tích dữ liệu nhân sự, xây dựng chính sách phúc lợi, hoặc phát triển nhân tài.

• Cắt giảm chi phí vận hành: Toàn bộ chi phí in ấn, giấy tờ, phong bì, mực in và công sức phân phát thủ công sẽ được loại bỏ. Trong dài hạn, đây là một khoản tiết kiệm đáng kể cho ngân sách doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh doanh ngành Bán lẻ cạnh tranh.

2.2. Nâng Cao Bảo Mật Thông Tin Lương Vượt Trội

• Mã hóa và xác thực bảo mật: Phiếu lương điện tử thường được mã hóa mạnh mẽ và chỉ có thể truy cập thông qua cổng thông tin an toàn với xác thực hai yếu tố (2FA). Điều này giảm thiểu tối đa rủi ro mất mát, thất lạc hoặc lộ “bảo mật thông tin lương” cá nhân so với phiếu lương giấy.

  Xem thêm về giải pháp phần mềm tính lương chính xác và bảo mật.

• Lưu trữ an toàn: Dữ liệu phiếu lương được lưu trữ trên các máy chủ bảo mật, có khả năng truy xuất lịch sử kiểm tra (audit trail), đảm bảo tính toàn vẹn và chống giả mạo. Mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập phiếu lương của chính mình, đảm bảo quyền riêng tư tuyệt đối.

2.3. Tiện Lợi & Dễ Tiếp Cận Cho Nhân Viên

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Với giải pháp Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên, người lao động có thể dễ dàng xem phiếu lương của mình bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu thông qua máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động (như qua App GoHR).

  Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhân viên bán hàng, nhân viên cửa hàng không thường xuyên có mặt tại văn phòng.

• Dễ dàng xem lại và tải về: Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm, xem lại các phiếu lương cũ của mình trong nhiều tháng, nhiều năm, tải về hoặc in khi cần cho các thủ tục tài chính, vay mượn, kê khai thuế một cách nhanh chóng, không cần phải liên hệ phòng nhân sự. Đây chính là một “cách làm payslip online” cực kỳ tiện lợi cho họ.

2.4. Độ Chính Xác & Minh Bạch Tuyệt Đối

• Giảm thiểu lỗi thủ công: Hệ thống tự động hóa quá trình tính toán và tạo phiếu lương dựa trên dữ liệu chuẩn xác, loại bỏ hoàn toàn lỗi do nhập liệu thủ công hoặc tính toán sai. Điều này đảm bảo mỗi phiếu lương đều chính xác tuyệt đối.

• Tăng cường minh bạch: Các khoản thu nhập, khấu trừ, thuế được hiển thị rõ ràng trên phiếu lương, giúp nhân viên dễ dàng đối chiếu và hiểu rõ cách tính lương của mình, từ đó tăng sự tin tưởng vào doanh nghiệp.

2.5. Hướng Tới Doanh Nghiệp Xanh & Bền Vững

• Bảo vệ môi trường: Việc loại bỏ hoàn toàn phiếu lương giấy góp phần giảm đáng kể lượng giấy tiêu thụ và dấu chân carbon của doanh nghiệp. Đây là một hành động cụ thể thể hiện cam kết của công ty đối với trách nhiệm xã hội và môi trường, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt cộng đồng và khách hàng.

Nhìn chung, việc chuyển đổi sang hình thức Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên mang lại một bước nhảy vọt về hiệu quả, bảo mật và trải nghiệm, đặt nền móng vững chắc cho một môi trường làm việc hiện đại và bền vững.

3. Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên: Giải Pháp Công Nghệ Toàn Diện Cùng GoHR

Để hiện thực hóa những lợi ích nêu trên, việc lựa chọn một nền tảng phần mềm quản trị nhân sự phù hợp là vô cùng quan trọng. GoHR, một giải pháp tiên tiến do Công ty TNHH Công nghệ TLA phát triển, chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp bạn Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên một cách chuyên nghiệp, bảo mật và hiệu quả nhất.

GoHR được thiết kế để giải quyết toàn bộ các thách thức trong quản lý nguồn nhân lực, từ đó hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình tự động hóa phiếu lương.

3.1. Lợi Ích GoHR Mang Lại Cho Từng Đối Tượng

• Đối với Ban Lãnh đạo: GoHR cung cấp một cái nhìn tổng quan, chính xác về tình hình nhân sự và quỹ lương, giúp đưa ra các quyết định chiến lược nhanh chóng. Việc tiết kiệm chi phí quản lý và chi trả thu nhập chính xác giúp tránh thất thoát, đồng thời hiện đại hóa quy trình quản trị, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

• Đối với Bộ phận Nhân sự & C&B: Đây là đối tượng hưởng lợi nhiều nhất. GoHR giảm đáng kể thời gian cho các công việc thủ công như chấm công, tính lương, và xử lý giấy tờ nhờ quy trình tự động hóa nhanh chóng, chính xác.

  Các cảnh báo tự động về hợp đồng, bảo hiểm, chế độ thai sản giúp phòng nhân sự không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.

• Đối với Toàn bộ Nhân viên: Thông qua Cổng thông tin nhân sự trên ứng dụng di động (Mobile App), nhân viên có thể chủ động truy cập và xem thông tin cá nhân, bảng công, và đặc biệt là phiếu lương của mình mọi lúc, mọi nơi.

  Họ cũng có thể thực hiện các yêu cầu dịch vụ nhân sự trực tuyến như đăng ký nghỉ phép, làm thêm giờ, và cập nhật tin tức nội bộ. Đây là một trải nghiệm “cách làm payslip online” vượt trội, thể hiện sự quan tâm của công ty đến đời sống số của nhân viên.

3.2. GoHR: Kiến Tạo Một Hệ Sinh Thái Nhân Sự Hiệu Quả

Để hiểu rõ hơn về cách GoHR hỗ trợ Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên, chúng ta hãy cùng khám phá các chức năng cốt lõi của hệ thống:

• Quản lý Tổ chức: Nền tảng vững chắc cho mọi dữ liệu. GoHR cho phép thiết lập và quản lý linh hoạt mọi mô hình cơ cấu tổ chức, từ công ty mẹ – con đến các chuỗi cửa hàng bán lẻ đa điểm, đảm bảo mọi thông tin phòng ban, chức danh được chuẩn hóa, làm cơ sở cho việc phân quyền và báo cáo chính xác.

• Quản lý Hồ sơ Nhân sự: Phân hệ trung tâm lưu trữ toàn bộ thông tin của nhân viên một cách khoa học và bảo mật. Từ sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, hợp đồng lao động đến phúc lợi và phụ cấp.

  Mọi thông tin cần thiết cho việc tính lương đều được cập nhật tại đây, đảm bảo dữ liệu đầu vào chuẩn xác.

• Quản lý Chấm công: Quy trình chấm công được tự động hóa cao, giảm thiểu sai sót. GoHR hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công (từ máy chấm công, Mobile App sử dụng GPS/QR code) và tự động xử lý, tổng hợp bảng công chi tiết. Bảng công chính xác là yếu tố then chốt để tính lương chuẩn, làm tiền đề cho việc Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên.

• Quản lý Tính lương: Đây là “trái tim” của hệ thống GoHR trong việc tự động hóa. GoHR cho phép người dùng tự định nghĩa các thành phần lương (lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ) và thiết lập công thức tính lương động, đáp ứng mọi chính sách lương phức tạp của doanh nghiệp (ví dụ: lương theo ca, lương KPI, hoa hồng bán hàng – đặc trưng của ngành Bán lẻ).

  Hệ thống tự động tính toán thuế TNCN, bảo hiểm, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi tạo phiếu lương.

• Cổng thông tin Nhân sự (Mobile App): Đây chính là nơi việc Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên thực sự phát huy hiệu quả. Sau khi lương được tính toán và phê duyệt, GoHR sẽ tự động tạo phiếu lương điện tử và đẩy lên Cổng thông tin nhân sự trên App GoHR.

  Nhân viên chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản cá nhân để xem, tải xuống hoặc in phiếu lương của mình một cách bảo mật. Đây là một giải pháp tiện ích và hiện đại, giúp giải quyết triệt để vấn đề “cách làm payslip online” cho cả nhân viên và phòng nhân sự.

• Các Tiện ích & Quản trị Hệ thống: GoHR còn cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, gợi nhắc tự động các sự kiện quan trọng, khả năng thiết kế biểu mẫu động, quản trị người dùng và phân quyền chặt chẽ, cùng tính năng lưu vết thao tác (Audit Log) để đảm bảo “bảo mật thông tin lương” và tính minh bạch của mọi dữ liệu.

Với GoHR, toàn bộ quy trình từ chấm công, tính lương đến việc Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên được diễn ra liền mạch, chính xác và an toàn, giải phóng doanh nghiệp khỏi gánh nặng hành chính và giúp tập trung vào mục tiêu phát triển kinh doanh.

4. Triển Khai Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên Hiệu Quả Với GoHR: Bước Đi Chiến Lược

Mặc dù việc Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai cần được thực hiện một cách chiến lược để đảm bảo thành công và sự chấp nhận từ phía nhân viên. GoHR sẽ hỗ trợ bạn từng bước để vượt qua các thách thức tiềm ẩn.

4.1. Đảm Bảo Bảo Mật Dữ Liệu & Quyền Riêng Tư

Đây là ưu tiên hàng đầu. Thông tin lương là dữ liệu nhạy cảm nhất của nhân viên.

• Giải pháp GoHR: GoHR được xây dựng với các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất: mã hóa đầu cuối, xác thực đa yếu tố, hệ thống phân quyền chi tiết (cho phép chỉ những người có thẩm quyền mới truy cập dữ liệu liên quan), và tính năng lưu vết thao tác (Audit Log) để theo dõi mọi hoạt động trên hệ thống. Điều này đảm bảo “bảo mật thông tin lương” tuyệt đối cho nhân viên và doanh nghiệp.

• Thực hành tốt nhất: Định kỳ kiểm tra an ninh mạng, đào tạo nhân viên về bảo mật mật khẩu và nhận diện các mối đe dọa trực tuyến.

4.2. Tuân Thủ Khung Pháp Lý

Mỗi quốc gia có những quy định riêng về phiếu lương điện tử. Tại Việt Nam, theo Khoản 1, Điều 96 của Bộ luật Lao động 2019 và Khoản 2, Điều 12 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức trả lương qua phiếu lương bằng văn bản (giấy) hoặc bằng điện tử. Quan trọng là phiếu lương điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không thể sửa đổi, và có thể in ra khi cần thiết.

• Giải pháp GoHR: GoHR được phát triển để tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật Việt Nam về lao động và tiền lương. Hệ thống đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng in ấn khi cần, giúp doanh nghiệp yên tâm về mặt pháp lý khi triển khai Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên.

• Tham vấn chuyên gia: Luôn tham vấn pháp lý để đảm bảo mọi quy trình và tài liệu đều hợp lệ.

4.3. Quản Lý Thay Đổi & Nâng Cao Khả Năng Tiếp Cận Của Nhân Viên

Một số nhân viên có thể ngần ngại thay đổi từ thói quen nhận phiếu lương giấy sang điện tử.

• Chiến lược truyền thông: Truyền thông rõ ràng và minh bạch đến toàn bộ nhân viên về lợi ích của việc Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên (tiện lợi, bảo mật, thân thiện môi trường). Giải thích “cách làm payslip online” thông qua GoHR một cách đơn giản, dễ hiểu.

• Hỗ trợ và đào tạo: Cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết, dễ hiểu cho App GoHR và cổng thông tin nhân sự. Tổ chức các buổi đào tạo, hỏi đáp để giải đáp mọi thắc mắc.

• Đảm bảo quyền lợi: Luôn đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng in phiếu lương của mình nếu họ cần bản cứng, hoặc có phương án hỗ trợ những trường hợp đặc biệt không có quyền truy cập Internet (dù rất hiếm trong ngành Bán lẻ hiện đại).

4.4. Chi Phí Triển Khai Ban Đầu & ROI

Đầu tư vào phần mềm quản lý nhân sự như GoHR có thể đòi hỏi một khoản chi phí ban đầu. Tuy nhiên, đây là một khoản đầu tư mang lại giá trị dài hạn và ROI (Return on Investment) rõ ràng.

• Phân tích ROI: Chi phí tiết kiệm được từ in ấn, giấy tờ, công sức nhân sự, cùng với hiệu quả quản lý tăng lên và sự hài lòng của nhân viên, sẽ nhanh chóng bù đắp chi phí ban đầu.

• Tính linh hoạt của GoHR: GoHR được thiết kế theo cấu trúc module, cho phép doanh nghiệp lựa chọn và triển khai từng phần phù hợp với nhu cầu và ngân sách, tối ưu hóa chi phí.

Việc triển khai Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên với GoHR không chỉ là một thay đổi về công nghệ mà còn là một chiến lược toàn diện, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và truyền thông hiệu quả để đạt được thành công bền vững.

5. Hướng Dẫn Chi Tiết: Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên Với GoHR

Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là quy trình cơ bản về cách GoHR hỗ trợ doanh nghiệp Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên một cách liền mạch và hiệu quả:

Bước 1: Chuẩn Bị Dữ Liệu Đầu Vào

• Dữ liệu Hồ sơ: Đảm bảo tất cả thông tin nhân viên (họ tên, mã số, số tài khoản ngân hàng, thông tin người phụ thuộc) được cập nhật đầy đủ và chính xác trong module “Quản lý Hồ sơ Nhân sự” của GoHR.

• Dữ liệu Chấm công: Dữ liệu chấm công từ máy chấm công, App GoHR hoặc file Excel được tự động tổng hợp và xử lý trong module “Quản lý Chấm công”. Mọi sự điều chỉnh (đi muộn, về sớm, nghỉ phép) đã được nhân viên giải trình và cấp quản lý phê duyệt thông qua Cổng thông tin nhân sự của GoHR.

Bước 2: Cấu Hình Công Thức Lương & Tính Toán Lương

• Thiết lập công thức động: Trong module “Quản lý Tính lương” của GoHR, đội ngũ C&B chỉ cần thiết lập hoặc điều chỉnh các công thức tính toán lương, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ (Bảo hiểm, Thuế TNCN) theo chính sách của công ty.

  GoHR cho phép tùy biến linh hoạt, đáp ứng mọi yêu cầu phức tạp của ngành Thương mại & Bán lẻ (ví dụ: lương khoán, lương theo doanh số, lương ca đêm…).

• Chạy tính lương: Với một vài thao tác đơn giản, GoHR sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ hồ sơ nhân sự, bảng công, và áp dụng các công thức đã định nghĩa để tính toán lương cho toàn bộ nhân viên chỉ trong vài phút. Kết quả là bảng lương chi tiết và chính xác.

Bước 3: Kiểm Tra & Duyệt Lương

• Đối chiếu và phê duyệt: Bảng lương sau khi tính toán sẽ được bộ phận C&B và các cấp quản lý có thẩm quyền xem xét, đối chiếu để đảm bảo không có sai sót. GoHR cung cấp các báo cáo trực quan giúp quá trình này nhanh chóng và dễ dàng.

• Chốt lương: Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, bảng lương sẽ được chốt trong hệ thống GoHR.

Bước 4: Tự Động Tạo Phiếu Lương Điện Tử

• Tạo phiếu lương: Ngay khi bảng lương được chốt, GoHR sẽ tự động tạo từng phiếu lương điện tử riêng biệt cho từng nhân viên, với đầy đủ các thông tin cần thiết như ngày công, lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ, và tổng thu nhập thực nhận.

• Đảm bảo tính pháp lý: Phiếu lương được tạo ra từ GoHR đảm bảo tính toàn vẹn, không thể sửa đổi, và tuân thủ các quy định pháp luật về phiếu lương điện tử tại Việt Nam.

Bước 5: Tự Động Gửi Phiếu Lương Online Cho Nhân Viên Qua Cổng Thông Tin & App GoHR

• Phân phối tự động: Đây là bước đột phá. Thay vì in và phân phát thủ công, GoHR sẽ tự động đẩy các phiếu lương điện tử này lên Cổng thông tin nhân sự và App GoHR của từng nhân viên.

• Thông báo: Nhân viên sẽ nhận được thông báo (qua ứng dụng hoặc email) rằng phiếu lương của họ đã sẵn sàng để xem.

Bước 6: Nhân Viên Truy Cập & Xem Phiếu Lương

• Truy cập bảo mật: Nhân viên chỉ cần đăng nhập vào tài khoản cá nhân của mình trên Cổng thông tin hoặc App GoHR bằng tài khoản đã được xác thực để truy cập phiếu lương. Các thông tin được bảo vệ bởi mật khẩu và xác thực hai yếu tố, đảm bảo “bảo mật thông tin lương” cá nhân.

• Tính năng tự phục vụ: Nhân viên có thể xem chi tiết phiếu lương hiện tại, xem lại lịch sử phiếu lương của các tháng/năm trước, tải về dưới dạng PDF hoặc in ra khi có nhu cầu. Đây chính là “cách làm payslip online” hiện đại và tiện lợi nhất cho người lao động.

Bước 7: Lưu Trữ & Truy Xuất Dữ Liệu Dài Hạn

• Lưu trữ an toàn: Tất cả phiếu lương điện tử được GoHR lưu trữ an toàn trên hệ thống máy chủ, tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài (ví dụ 5-10 năm tùy luật định).

• Truy xuất dễ dàng: Khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc xuất báo cáo, bộ phận C&B và kế toán có thể dễ dàng truy xuất bất kỳ phiếu lương nào trong quá khứ chỉ với vài cú nhấp chuột, tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm hồ sơ giấy.

Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm của nhân viên, tạo dựng một môi trường làm việc hiện đại, minh bạch và chuyên nghiệp.

Kết Luận: Hướng Tới Tương Lai Hiện Đại Cùng GoHR

Trong bối cảnh ngành Thương mại & Bán lẻ đầy biến động và cạnh tranh, việc tối ưu hóa quản trị nhân sự là chìa khóa để duy trì lợi thế. Giải pháp Tự động gửi phiếu lương online cho nhân viên không còn là một lựa chọn xa xỉ mà đã trở thành một yêu cầu thiết yếu cho mọi doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả, tăng cường bảo mật và cải thiện sự hài lòng của người lao động.

Từ việc loại bỏ những “nỗi đau” của việc sử dụng “mẫu phiếu lương excel” lỗi thời, đến việc đảm bảo “bảo mật thông tin lương” tuyệt đối và cung cấp “cách làm payslip online” tiện lợi qua App GoHR, phần mềm quản trị nhân sự GoHR đã chứng minh được vai trò là một đối tác chiến lược.

Với GoHR, doanh nghiệp của bạn không chỉ giải quyết triệt để các vấn đề hành chính phức tạp mà còn xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại, thân thiện với môi trường và lấy nhân viên làm trung tâm. Hãy để GoHR đồng hành cùng bạn trên hành trình số hóa, kiến tạo một tương lai quản trị nhân sự hiệu quả và bền vững.

Đăng ký dùng thử

Liên hệ với TLA ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp GoHR, đưa doanh nghiệp bạn bước vào kỷ nguyên quản trị nhân sự 4.0!

Tài liệu tham khảo:

• Doanh nghiệp được trả lương bằng phiếu lương điện tử không?